Accrediti con QR per eventi: come funziona
Un sistema di accrediti con QR per eventi costa, con me, da USD 2.500 (circa 2.300 euro) e si costruisce in 4 o 6 settimane. Il funzionamento è semplice da spiegare: ogni invitato riceve un pass con un codice QR univoco, all’ingresso qualcuno lo scansiona con un telefono normale, e il sistema decide in meno di un secondo se quella persona entra o no. Niente liste di carta, niente code, niente discussioni all’ingresso.
Il percorso dell’invitato, passo per passo
Tutto parte da un modulo di registrazione o da un caricamento massivo di invitati. Il sistema genera per ognuno un pass digitale con QR, inviato via email: l’invitato lo mostra dal telefono, senza stampare niente. All’ingresso, lo staff inquadra il codice con la fotocamera di un telefono qualsiasi: verde entra, rosso no, con il motivo sullo schermo (pass già usato, turno sbagliato, invito revocato).
Il dettaglio che fa la differenza è la logica dei tipi di pass. Un VIP può entrare e uscire quante volte vuole; un pass a turno si brucia al primo ingresso. Questa regola vive nel tipo di pass, non nel punto di controllo, così lo staff non deve ricordare niente: il sistema decide da solo.
Perché non basta un generatore di QR gratuito
Un QR gratuito è solo un’immagine: chiunque può fotografarlo e duplicarlo. Un sistema di accrediti verifica il codice contro una base dati in tempo reale, quindi un pass duplicato viene rifiutato al secondo tentativo. Inoltre registra chi è entrato e a che ora, cosa che a fine evento vale oro: sai quante persone sono arrivate davvero, per turno e per tipo di invito.
C’è anche il lato GDPR: stai trattando nomi, email e presenze di centinaia di persone. Con un sistema tuo sai dove stanno quei dati e li cancelli quando vuoi; con un servizio gratuito non lo sa nessuno.
Il caso reale: PASE
Questo non è un progetto teorico. Ho costruito PASE, il sistema di accrediti con QR di SOMOS DER, una produttrice di eventi con più di 150.000 partecipanti: lo trovi su pase.somosder.ar. Gestisce turni a capienza limitata, giornate a invito, pass VIP a reingresso libero e mittente email personalizzato per ogni evento. È in produzione, con ingressi veri e staff vero che scansiona sotto pressione.
Se il tuo evento vende i biglietti invece di regalarli, il sistema si estende alla vendita: ho spiegato i numeri di questo tipo di progetto in quanto costa un sistema su misura, e i prezzi completi stanno nella sezione prezzi.
Quanto costa e in quanto tempo è pronto
Da USD 2.500, con consegna in 4 o 6 settimane: registrazione, generazione dei pass, invio email, scanner e pannello di controllo. Se hai già un sito e ti serve solo il modulo accrediti, il preventivo può scendere. In 48 ore ti mando prezzo chiuso e data di consegna per iscritto, con 2 giri di modifiche inclusi.
Domande frequenti
Serve internet all’ingresso dell’evento?
Serve una connessione anche minima (basta il 4G del telefono che scansiona) perché la verifica avviene in tempo reale contro la base dati. È proprio questo che rende impossibile duplicare un pass.
Quante persone può gestire il sistema?
L’architettura regge eventi da decine di migliaia di partecipanti; il collo di bottiglia è quasi sempre il numero di punti di scansione, non il software. Si dimensiona in base al flusso previsto all’ingresso.
Gli invitati devono scaricare un’app?
No. Il pass arriva via email e si apre nel browser del telefono; lo staff scansiona con la fotocamera. Niente app da installare da nessuna delle due parti.
Posso revocare un invito già inviato?
Sì, in tempo reale dal pannello. Il QR resta nel telefono dell’invitato ma allo scanner risulta revocato e non entra.
Se hai un evento in calendario, parliamone con date alla mano. Scrivimi su WhatsApp: in 48 ore hai prezzo e data di consegna per iscritto.