Sistema per palestre e studi: turni, abbonamenti, pagamenti

Un sistema su misura per una palestra o uno studio (yoga, pilates, crossfit, danza) costa, con me, da USD 2.500 (circa 2.300 euro) e si costruisce in 4 o 6 settimane. I gestionali di settore in abbonamento costano tra 80 e 250 euro al mese, per sempre, con funzioni pensate per catene di club. A uno studio servono tre cose collegate tra loro: turni con posti limitati, abbonamenti con scadenza, e la certezza di chi ha pagato e chi no.

Turni: il limite di posti è la regola, non l’eccezione

In uno studio ogni lezione ha un limite di posti: la sala regge 12 persone, non 13. Il sistema deve mostrare i turni della settimana, permettere la prenotazione fino al limite, gestire la lista d’attesa quando è pieno, e liberare il posto se qualcuno cancella in tempo. Le regole le decidi tu: quante ore prima si può cancellare, quante assenze fanno perdere il diritto di prenotare.

Il risultato pratico: basta messaggi alle 7 di mattina per sapere se c’è posto. Chi si allena prenota dal telefono in dieci secondi, e l’istruttore apre la lezione con la lista già pronta.

Abbonamenti che si controllano da soli

Il secondo pezzo è il legame tra abbonamento e prenotazione: un mensile da 8 lezioni scala una lezione a ogni prenotazione, un illimitato controlla solo la scadenza. Quando l’abbonamento finisce, il sistema lo dice al momento della prenotazione, senza discussioni alla reception. Un promemoria automatico qualche giorno prima della scadenza fa rinnovare di più, perché arriva quando la persona sta ancora frequentando.

Questa logica di turni a capienza limitata e tipologie diverse l’ho già messa in produzione dentro PASE, il sistema di accessi che ho costruito per SOMOS DER, produttrice di eventi con più di 150.000 partecipanti: contesti diversi, stesso principio, il permesso vive nel tipo e non nella memoria di chi controlla.

Pagamenti: tracciati, non per forza online

Molti studi incassano in contanti o bonifico, e va benissimo: la funzione essenziale non è il pagamento online, è il registro. Ogni pagamento registrato aggiorna l’abbonamento, e tu vedi in un colpo d’occhio chi è in regola. Il pagamento con carta dal sito (Stripe) si aggiunge come modulo quando vuoi, utile soprattutto per i rinnovi automatici.

Sul GDPR: stai trattando dati di salute solo se li raccogli (certificati medici, ad esempio). Il sistema nasce con accessi controllati e conservazione corretta, che per uno studio è un requisito, non un lusso.

Quanto costa rispetto agli abbonamenti di settore

Un gestionale da 120 euro al mese sono 1.440 euro l’anno, ogni anno. Il sistema tuo parte da USD 2.500 una volta, più manutenzione tra USD 30 e 60 al mese: dal secondo anno sei in guadagno, e il sistema fa esattamente quello che serve al tuo studio. I prezzi completi sono nella sezione prezzi; per la logica di prenotazione pura ho scritto anche sistema di prenotazione online. Preventivo chiuso per iscritto in 48 ore, 2 giri di modifiche inclusi.

Domande frequenti

I miei iscritti devono scaricare un’app?

No: è una web app che si apre dal browser e si aggiunge come icona alla schermata del telefono. Per l’iscritto è indistinguibile da un’app, senza i costi degli store.

Posso gestire più sale o più sedi?

Sì, ogni turno appartiene a una sala o sede con il suo limite di posti. La struttura si definisce all’inizio del progetto e crescere dopo non richiede di rifare nulla.

Cosa succede con chi prenota e non viene?

Decidi tu la regola: penalità di prenotazione, scalata della lezione comunque, o solo un contatore di assenze visibile a te. Il sistema applica la regola senza che tu debba fare il poliziotto.

Gli istruttori hanno un loro accesso?

Sì, con permessi ridotti: vedono le lezioni loro e le liste dei prenotati, non i pagamenti. Ogni ruolo vede solo quello che gli serve.

Se gestisci uno studio a colpi di messaggi e fogli, il sistema ti restituisce ore ogni settimana. Scrivimi su WhatsApp: in 48 ore hai prezzo e data di consegna per iscritto.